52看书网

外事文书的文体要求（第1页）

外事文书的文体要求

使用外事文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。

人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。

签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。

客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也用“顺致崇高的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。

称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。

文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。

对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。

我国对外文书格式范例

正式照会：

××国总统×××阁下

阁下：

×××××××××。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国主席（签字）

一九九×年×月×日于××

普通照会例一：通知协定生效

（××）部×字第××号

××国驻华大使馆：

中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：

中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。

顺致最崇高的敬意。

（盖外交部带国徽铜印）

一九××年×月×日于北京

普通照会例二：申述态度

（××）×（省名简称）外字第××号

××国驻上海总领事馆：

××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并谨就×××问题申述如下：

×××××××××××××××。

顺致最崇高的敬意。

（盖××省人民政府外事办公室带国徽铜印）

一九××年×月×于××

普通照会例三：申办领事认证事宜