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第三章 办法二 要事为先凝神聚力2（第1页）

第三章办法二：要事为先，凝神聚力（2）

5把时间用在投资回报高的事务上

管理者一定要明白，花大量的时间去工作，并不一定能保证成功，如果对时间没有很合理的规划，对时间没有进行最充分的利用，工作多么努力都是无法产生效益的。成功的时间规划可能让你事半功倍。

管理者常常是最忙碌的人，他们总是抱怨时间不够用。好像他们是最懂得珍惜时间的人。有太多管理者花在工作上的时间最长，成效却不明显，而长此以往，反而对自己的健康以及生活中其他方面造成了损害。

对待时间，我们首先应该明白的是，人的时间是非常有限的，你必须争取把它花在最有用的事情上，也就是花在刀刃上。实际上，时间就是金钱。一个不珍惜时间，随意挥霍时间的人早晚会吞下懊悔的苦果。我们应该善于利用零散时间。生活中往往出现很多零散时间，要充分利用大大小小的零散时间，去做零碎的事，从而最大限度地提高工作效率。

有很多公司在召开会议上浪费了不少的时间。会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定。会议时间运用得好，可以提高工作效率，节约大家的时间；运用得不好，反而会降低工作效率，浪费人家的时间。

我们还要提防时间的窃贼。比如有很多人在寻找失物上浪费了不少时间。在美国，一家钟点工服务公司曾对许多大公司职员作过调查。他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10％的时间!相信很多人都有相同的体会吧。如果你也像许多人一样，老是要寻找乱放的东西的话，解决办法是养成有条理的习惯。

其次我们要懂得如何处理时间。最具效率和最成功的人会把时间投资在重要的活动上，并在进行这些活动的过程中恰如其分地掌握好“度”。他们效率高超，与众不同地运用自己的时间。对于懒惰的成功者，或任何一个顶尖高手来说，把注意力集中在一些无关紧要的活动上是不会带来成功的。

你可以明智或愚蠢地运用时间。处理不好时间的问题，你可能会在工作和个人生活之间造成冲突。在工作中处理好时间问题最重要的一点是，集中精力处理那些真正能为你赚钱的项目。

同日常生活一样，公司生活中存在的一种倾向就是把问题复杂化。人们忙于处理大量的不仅耗时间而且完全毫无用处的活动。奇怪的是，如果工作狂们为了一些没有成果的项目而长时间地辛苦加班，他们就会自我感觉很重要。他们自我安慰说：“我很勤奋，很努力，所以我心安理得。”

如果你信奉“所有值得做的事情都要做好”，那你的结局就是把过多的时间、精力以及金钱都投资在了一些不会给你带来真正回报的事情上。

再出色地完成那些错误的事情也不会给你的生活带来什么成功。比方说，如果你业务的关键环节是给客户打电话，那么你就应该把自己大部分的精力都集中在这件事情上。一个显而易见的道理是：花6个小时擦桌子和花5分钟打电话，要比用l个小时打电话和用5分钟擦桌子的效率的110还要少。这两种情况相比，在效率比较低的情况下，你的工作时间是6小时零5分钟，反之在效率高很多的情况下，你的工作时间却仅仅是1小时零5分钟。管理者，你选择哪一种呢？

根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验，驾驭时间、提高效率的方法主要有以下几个方面。

千万不要平均分配时间。要把自己有限的时间集中在处理最重要的事情上，切忌不可每样都抓，要机智、果断地拒绝不必要的事、次要的事。一个事情来了，首先要问自己：“这件事情是否值得做?”不能遇到事情就做，更不能因为反正做了事，没有偷懒，就心安理得。这正是许多管理者常犯的毛病。

规划时间的一个重要之点是要把握一日中精力充沛的时间，用他去做最重要的事。

如果你是一位经常坐办公室的人，那你办事的功效就会比体力劳动者具有更大的波动性。而你一天的大部分工作可能都是在某一段时间做好，这一段时间可称为精力充沛的时间。

对大多数人来说，每天的头两个小时是精力充沛的时间。但是很多人并不知道这一点，而把这几个小时花在例行事务上：阅读早晨来的信件、刊物、报纸，打几个例行的电话等等。这真是一种浪费。我们应当把一天最好的时间用在最优先的重要事情上。因为这些事情需要以最好的精力、敏锐的思维，以及最大的创造精神去做。

因此，你要把一天中最优先的一两项工作安排在你精力最充沛的时候去做，然后再做次要的工作。

优先安排做重要事情的时间，你就会工作重点突出，主次分明，做起事来有条不紊。这样的效果当然是显著的。时间的管理像任何管理工作一样重要。

以商界精英鲍伯·费佛为例，他在每个工作日里的第一件事，就是把当天要做的事分为三类：第一类是所有能够带来新生意，增加营业额的工作；第二类是使现有状态能够持续下去的一切工作；第三类则包括所有必须去做，但对企业和利润没有任何价值的工作。

在完成第一类工作之前，鲍伯·费佛绝不会开始第二类工作，而且在全部完成第二类工作之前，也绝不会着手进行第三类的工作。“我一定要在中午之前将第一类工作完全结束”鲍伯给自己规定，因为上午是他认为自己最清醒、最有建设性的时间。

“我必须坚持养成一种习惯，任何一件事都必须在规定的几分钟、一天或一个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做，你就会努力赶上期限，而不是无休止地拖下去。“鲍伯说这就是期限紧缩的真正价值。

鲍伯·费佛可以说是时间的主人，一个真正的时间管理者。他的工作无疑是高效的。

还有一个秘诀是懂得利用“大块”时间。

除了某些自由的职业可以大致上完全控制自己的时间，大部分人没有必要为如何运用一天的每一分钟拟定详细的计划。因为你一定会遇到一些外来干扰或事前无法预知的事项，它们必然会破坏你拟定的计划，结果你就会泄气，认为做计划也没用。

实际上，我们每天的工作仍然需要计划。管理专家告诉我们一个时间运用计划成功的秘诀是：把时间分成许多“大块”，并定好计划运用。

这也就是说，用一段较长的时间去做一两件你必须在这一天做好的真正重要的事情，留下—定的没安排定的时间来接待访客、接听电话、以及做那些无法事先预知的突发事情和次要工作。

还要善于把握时机。时机是事物转折的关键时刻。抓住时机可以牵一发而动全局，以较小的代价取得较大的效果，促进事物的转化，推动事物向前发展，错过了时机，往往会使到手的成果付诸东流，造成“一着不慎，满盘皆输”的严重后果。所以，成功人士必须善于审时度势，捕捉时机，把握“关节”，恰到“火候”，赢得时机。

《有效的管理者》一书的作者杜拉克说：“认识你的时间，是每个人只要肯做就能做到的，这是一个人走向成功的有效的自由之路。”管理者一定要明白，花大量的时间去工作，并不一定能保证成功，如果对时间没有很合理的规划，对时间没有进行最充分的利用，工作多么努力都是无法产生效益的。成功的时间规划可能让你事半功倍。

6将时间用在刀刃上

每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅丢了"西瓜"，很有可能我们连"芝麻"也没有捡到。使一些本来可以"生出效益的时间"白白地浪费掉。

聪明的管理者，知道如何把十分有限的时间用在刀刃上，发挥它的最大功效。

比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发员员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合"行业标准"的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出。

如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令OraeWarner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的"思考时间"，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于盖茨及梅林达盖茨基金会斥资240亿美元力的艾滋病及其他难题。

但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。

时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。

比尔·盖茨认为：那些善于管理时间的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有"生产力"的地方。