52看书网

第四课提高工作效能让授权更简单（第2页）

凡事预则立，按计划行事

当今时代，是思考者的时代，是计划者的天下。大到对组织、人生长远规划的策划，小到工作、生活中具体事情，无不需要进行策划——“计划先行”，此乃一切事物成功之基础。

一个人有无作为，看你会不会订计划；一个部门有无优良业绩，看你部门负责人会不会订计划；一个企业有无高效率，看你企业掌门人会不会订计划。计划订得好，效率有保障；计划订得差，效率必低下。

有一个商人，在小镇上做了十几年的生意，到后来，他竟然失败了。当一位债主跑来向他要债的时候，这位可怜的商人正在思考他失败的原因。

商人问债主：“我为什么会失败呢？难道是我对顾客不热情、不客气吗？"

债主说：“也许事情并没有你想象得那么可怕，你不是还有许多资产吗？你完全可以再从头做起！"

“什么？再从头做起？"商人有些生气。

“是的，你应该把你目前经营的情况列在一张资产负债表上，好好清算一下，然后再从头做起。"债主好意劝道。

"你的意思是要我把所有的资产和负债项目详细核算一下，列出一张表格吗？是要把门面、地板、桌椅、橱柜、窗户都重新洗刷、油漆一下，重新开张吗？"商人有些纳闷。

“是的，你现在最需要的就是按你的计划去办事。”债主坚定地说道。

“事实上，这些事情我早在15年前就想做了，但是一直没有去做。也许你说的是对的。"商人喃喃自语道。后来，他确实按债主的主意去做了，在晚年的时候，他的生意成功了！

可见，做事必须有计划。计划与成功是分不开的，有了计划就有了目标，就有了前进的方向，就能迈向成功的彼岸。没有计划、没有条理的人，无论从事哪一行都不可能取得成绩。

计划是至关重要的，所有工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展和执行，并围绕着计划的变化而变化。管理工作也是如此。有计划，明确目的，就可以避免盲目性，使管理工作循序渐进，有条不紊。但在实际工作中，有些管理者不重视计划工作，致使各项工作缺乏明确的目标，短期行为严重，结果不确定程度较大。

有一次，总经理在中高层干部的例会上问大家：“有谁了解就业部的工作？"现场顿时鸦雀无声，没有人回答。几秒钟后，才有位片区负责人举起手来，然后又有一位部门负责人迟疑的幕了一下手；总经理接着又问大家：“又有谁了解咨询部的工作？”这一次没有人回答；接连再问了几个部门，还是没有人回答。现场陷入了沉默，大家都在思考：为什么企业会出现那么多的问题。

这时，总经理说话了：“为什么我们的工作会出现那么多问题，为什么我们会抱怨其他部门，为什么我们对领导有意见……”停顿片刻，”因为我们的工作是无形的，谁都不知道对方在做什么，平级之间不知道，上下级之间也不知道，领导也不知道，这样能把工作做好吗？能没有问题吗？显然不可能。问题是必然会发生的。所以我们需要把我们的工作'化无形为有形'，如何化，工作计划就是一种很好的工具！”参加了这次例会的人，听了这番话没有不深深被触动的。

没有计划观念，不订计划、不按计划执行，都是管理的大忌。企业组织的效率高低，首先就在于计划是否严密。没有计划，就不能把握市场行情，没有计划，就不能组织有效生产，没有计划，就不能按期交货……所以说做好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效能的重要手段。

制定可行性计划的能力，是衡量管理者综合素质的基本尺度之一。只有事前拟定好了行动的计划，梳理通畅了做事的步骤，工作起来才会应付自如。计划对工作既有指导作用，又有推动作用。如果管理者预先没有周详的计划，没有想好自己将要走的每一步，即使有再多么宏伟的目标也只能是望洋兴叹。

现实生活中，很多管理者常常忙得昏天暗地，被工作压得喘不过气来，很重要的一个原因就是因为没有养成先思而后行的习惯。要知道，花足够的时间去思考和筹划，制定一份明确具体的计划，是应对所有困难、提高效能的制胜法宝。正如美国行为科学家艾得?布利斯所说的，用较多的时间为一次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。

一个管理者和一个下属的最大不同是：管理者会仔细地计划其努力的步骤；会自动积极进取，不用别人叮咛。一个人如果没有制订工作计划的能力，就没有资格当一个决策者。

管理者的第一职责应该就是订计划。有了计划，工作才能有条不紊展开，有了计划，员工才能找到方向，有了计划，业绩好坏才有检验的尺度。计划是个纲，纲举目张。企业管理人员应该把订计划当作一门重要功课来学，并且学以致用，企业提高效率才有保障。

缩短会议时间，向会议要效益

我们的工作离不开开会，但是开会是一门大学问。开会的组织与效率能完整地体现出一个管理者的管理水平。时下，很多企业会议开得没有效率，浪费了大量的时间、人力和物力，甚至可以说有些企业管理者不会开会。会议怎么开、如何更有效率，是值得很多企业管理者认真探讨的一个重要议题。

老徐是山里的一个猎户，有一次他外出打猎，不小心被毒蛇咬伤了脚。老徐有三个儿子，分别是老大、老二、老三。当下老徐把三个儿子都叫到床头来，吩咐道：“你们快给我出去找点急救药来，要不然我的命就完啦。“

老徐家做事有个祖传的规矩：无论大事小事，都要先开个家庭会议讨论讨论，这一回当然也不能例外，于是弟兄三个开了个紧急碰头会。

会议由老大主持。他慢条斯理地说了一通开这个会的目的和重要意义。最后提出一个建议：名贵的药物一般都生长在向阳的地方，大家一定要到南坡去找。老大一口气讲了一个多钟头。

老二一边伸长耳朵听，一边用手指敲着桌子，听着听着，他打起瞌睡来了。直到老大讲完，拍拍他的肩膀要他发裏意见时，才清醒过来。他首先表示不同意到山南坡去找蛇药，并列举了许多事实，说明名贵的药物不一定都长在向阳的地方。然后他也提出一个建议：三个人要分头寻找，谁找到了就立即送回来，抢救爸爸的性命要紧，不能再磨蹭了。

这时候，会议已开过三个小时了，老三还没有发言。老大对他说：“我们都讲了，现在就等你开口了。”老二对他说：“你的讲话很重要，你讲了我们就好作决议了。"老三眨巴着一双糊涂眼睛，半晌才说：“两位兄长的高见，我认为都有道理。第一，你们的年纪都比我大；第二，你们的经验都比我丰富；第三，你们的头脑都比我清楚；第四，"末了他也

提出两点建议：一、要带支火把照明；二、要带根棍子自卫。要是找蛇药的被毒蛇咬了，那岂不是天大的笑话！老三在这些地方可一点也不含糊。

紧急会议从傍晚开到半夜，又从半夜继续到黎明，足足开了十几个小时，最后总算统一了认识，作出了三条决议：一、到山的南坡去找药，二、三个人分头出发；三、携带必需的自卫武器。正当兄弟三个站起来伸伸懒腰，准备按决议行事，忽然从里屋传来老徐“哎嘴”一声惨叫，三兄弟大吃一惊，急忙赶到房里一看，老徐已经断气了。

三兄弟一个个痛哭流涕。老大难过地说：“早知道蛇毒那么厉害，不开这个会就好了。"老二赶忙劝慰他道：“不，不，不，要是不开这个会，大家都拿不定主意，怕连个决议也做不出来呢！”老三听了点点头说：“两位哥哥说得都在理。下一回要是大哥也被毒蛇咬伤了，我和二哥再开碰头会讨论时，争取提早半小时结束，是了。”

这是一个杜撰的故事，听起来有些可笑，但仔细想想却意味深远，在某些方面也反映出当今社会的开会问题。会议不在长，话不在多，解决问题才最重要。其实开会也是涉及时间管理，让会议时间缩短，也是让会议更有成效。拖沓的会议，其实是对所有参会者时间的蔑视，同时，也会极大降低以后开会的热情和效率。

管理离不开会议。会议开好了，贯彻落实抓好了，管理工作就成功了一半。想要开好一个有效的会议，想要企业沟通无障碍，企业管理者必须培养良好的开会意识和习惯，遵循一些简单的规则，会议就可以变成一种非常有效的工具。那么，如何高效开会呢？

1。确定开会的必要性。如果会议内容只是单方面的信息传递，那么以文件、电话或网络等通知形式即可，没必要大动干戈组织开会。如果是决策性会议，要首先权衡开会需要达到的目标跟参与开会的人涉及的工作影响程度之间的利弊得失。要做到“若非必要，絶不开会”。

2。明确开会的目的。开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。

3。做好会前准备工作。参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。

4。确保会议准时开始。没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议。

5。每次开会，都拿出表来计时，强制控制时间的进行，以免会议延迟。

6。时间要紧凑。要事先规定会议时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备，二次再议，做出准确决策。